Tugas 3 Softskill Komunikasi Bisnis

Ramadhanty Dwi Putri
18214880
4EA12

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

(Contoh kasus penggunaan teknologi komunikasi

 dalam kegiatan bisnis)

            I.    PENDAHULUAN

Saat ini teknologi informasi bukan hanya berkembang dengan pesat, tetapi juga sering mengalami perubahan yang sangat cepat. Hampir setiap detik selalu ditemukan penemuan baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau menyempurnakan hasil teknologi sebelumnya. manfaat teknologi nformasi pada saat ini tidak hanya dipergunakan untuk kepentingan organisasi saja, tetapi juga untuk kebutuhan individu. Bagi organisasi teknologi informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, sedangkan untuk kebutuhan individu, teknologi dipergunakan untuk kepentingan pribadiseperti mencari pekerjaan.

Dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat saat ini, bisa dikatakan teknologi informasi telah memasuki ke segala bidang, salah satunya dibidang bisnis. Bisnis tanpa adanya memanfaatkan teknologi informasi tidak akan bisa maju dan terancam bangkrut. Banyak pelaku bisnis yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kemajuan bisnis dan mendapatkan keuntungan yang diinginkan.

Dengan memanfaatkan teknologi informasi di bidang bisnis akan memberikan dampak positif yang besar untuk jalanya bisnis yang kita bangun. Contohnya yaitu Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi. Sehingga interaksi dengan konsumen pun dapat lebih efektif dan efisien.

Salah satu contoh teknologi komunikasi pada saat ini ialah internet. Dimana dengan menggunakan internet setiap orang dapat berkomunikasi tanpa mengenal batas. contoh kasus penggunaan teknologi komunikasi dalam bisnis ini ialah situs Traveloka. Traveloka adalah perusahaan yang menyediakan layanan pemesanan tiket pesawat dan hotel secara online dengan fokus perjalanan domestik di Indonesia. saya pun pernah menggunakan situs ini untuk memesan hotel saat saya ingin pergi berlibur dengan keluarga.Situs ini sangat membantu saya dalam proses pemesanan karena saya tidak perlu lagi datang ke hotel untuk reservasi terlebih dahulu sehingga sanagat efisien dan efektif. situs ini juga dapat membandingkan harga hotel yang berbeda dengan fasilitas yang baik sehingga kita dapat mengetahui harga hotel yang murah namun dengan kualitas yang sama baiknya dengan harga hotel yang lebih mahal. 

             II.        PEMBAHASAN TEORI

1. Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

a.Dalam Bidang Sosial

Keuntungan :

Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

b. Dalam Bidang Pendidikan

Keuntungan :

·         Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK

 C. Dalam bidang bisnis :

 Keuntungan

·         1.  Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

·         2.  Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat teknologi informasi dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

·         3.  Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannyaMempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

 Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

2. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

      Menggunakan Teknologi Informasi pada bidang bisnis akan memberikan dampak yg sangat besar untuk keberlangsungan perusahaan di dunia. Berikut merupakan beberapa manfaat penting IT untuk bisnis dan pada sebuah perusahaan.

·         IT dapat memperluas pangsa pasar.

·         IT dapat juga meningkatkan efisiensi operasional dan waktu.

·         IT dapat memberikan keunggulan kompetitif.

·         IT dapat memberikan peluang bisnis baru.

·         IT dapat mengurangi biaya produksi dan operasional.

Pemanfaatan IT untuk membantu berbagai kebutuhan dan perkembangan suatu organisasi, individu dan perusahaan tentu akan mendatangkan sesuatu yg positif. Akan tetapi perlu diketahui bahwa IT dapat membuat kita menjadi insan yang lebih berarti dengan memanfaatkannya untuk hal yang positif. Manfaat IT untuk hal yg positif tentu akan mendapat banyak dukungan dari berbagai kalangan.

3. Pengaruh Pemafaatan Teknologi Informasi Dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

              III.    ANALISIS

Berdasarkan contoh kasus saya diatas, menurut saya pemanfaat teknologi komunikasi untuk berbisnis sangatlah penting. karena dengan memanfaatkan teknologi komunikasi seperti internet, perusahaan dengan sangat mudah dapat menjangkau konsumen. Traveloka itu sendiri juga merupakan situs pemesanan tiket pesawat dan hotel yang sangat bermanfaat untuk para konsumen sehingga konsumen pun dapat lebih efisiesn dan efektif apabila ingin memesan tiket pesawat maupun reservasi kamar hotel. Seperti yang telah kita ketahui juga, Traveloka kini semakin maju dalam mengembangkan bisnisnya yang dimana sekarang Traveloka melayani lebih dari 18.000 rute penerbangan dan ribuan hotel di kawasan Asia Pasifik.

Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Teknologi Informasi sebagai tulang punggung manajemen supply chain, konsep manajemen supply chain tidak dapat dipisahkan dari perkembangan teknologi informasi (TI). Konsep menajemen supply chain memperlihatkan adanya proses ketergantungan antara berbagai perusahaan yang terkait di dalam sebuah system bisnis. Semakin banyak perusahaan yang terlibat dalam rantai tersebut, akan semakin kompleks strategi pengelolaan yang perlu dibangun. Dalam konteks bisnis, internet membawa dampak transformasional yang menciptakan paradigma baru dalam berbisnis, berupa digital marketing atau nternet marketing (cyber marketing, electronic marketing). Istilah internetisasi mengacu pada proses sebuah perusahaan terlibat dalam aktivitas-aktivitas bisnis secara elektronik (e-commerce atau e-bisnis), khususnya dengan memanfaatkan internet sebagai media, pasar, maupun infrastruktur penunjang.

Referensi :

http://ressinatasumanda.blogspot.co.id/2014/03/peran-teknologi-informasi-dalam-bisnis.html

https://maulanaarismaya.wordpress.com/2016/03/21/peranan-teknologi-informasi-dan-komunikasi-dalam-bisnis/

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/pengaruh-pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-pengambilan-keputusan-bisnis/
http://nataliagercia.wixsite.com/mysite/single-post/2016/04/26/SISTEM-INFORMASI-MANAJEMEN-ECOMMERCE-BISNIS-JASA-%E2%80%9DTRAVELOKA%E2%80%9D

.

Tugas 2 Softskill Komunikasi Bisnis

Ramadhanty Dwi Putri
18214880
4EA12

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi PT. JNE

JNE merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman dan logistik yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Nama resminya adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (Tiki JNE).

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir internasional.Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah, JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di Hong Kong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi.

Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah masing-masing. Karena ini kedua perusahaan tersebut menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen sendiri. JNE membuat logo sendiri yang membedakannya dari TiKi.

JNE membeli gedung pada tahun 2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Kemudian pada tahun 2004 JNE membeli gedung untuk dijadikan Kantor Pusat. Keduanya berada di Jakarta. Saat ini kantor pusat PT TikiJNE berada di Tomang Raya No 9 & 11 Jakarta Barat.

Berikut adalah bagan struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. JNE

Analisis Komunikasi Vertikal dan Horizontal PT. JNE

1. Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi.

Contoh Komunikasi Vertikal yang terjadi pada PT. JNE ini meliputi seperti pada gambar berikut: 

Komunikasi vertikal 1

Komunikasi yang terjadi antara Managing Director kepada Executive Director yang dimana Executive Director itu sendiri merupakan bawahan langsung dari Managing Director. Biasanya komunikasi ini dilakukan Managing Director untuk Mengamankan harta perusahaan dengan cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada Executive Director agar efisiensi kerja dapat tercapai.

Komunikasi Vertikal 2

Komunikasi yang terjadi antara Executive Director kepada bawahannya yaitu Logistic & Cargo Director, Research and Human Capital Director, Finance Director, Information and Technology Director  & Marketing Director untuk Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan pada setiap bagian.

2. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah :

a)    Memperbaiki koordinasi tugas

b)   Upaya pemecahan masalah

c)    Saling berbagi informasi

d)   Upaya pemecahan konflik

e)    Membina hubungan melalui kegiatan bersama  

Komunikasi Horizontal 1

Salah satu contoh dari komunikasi horizontal ini adalah terletak pada bagian Research and Human Capital Director. Dimana komunikasi horizontal terjadi antara bagian Research & Analysis Sr. Manager, Human Capital Sr. Manager, Quality Management Rep. , dan General Affair Sr Manager. biasanya pada bagian komunikasi ini, antara bagian saling bertukar informasi serta saling bekerja sama dalam memperbaiki koordinasi tugas yang diberikan.

Komunikasi Horizontal 2

Contoh lainnya dari komunikasi horizontal yang terjadi pada struktur organisasi PT. JNE ini adalah komunikasi yang terjadi pada bagian Marketing Director. Dimana komunikasi itu terjadi antara bagian Coorporate Comunication Manager dengan Business Development Sr. Manager. Kedua bagian ini saling bertukar informasi terutama dalam hal marketing.

 

Adapun tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. President Director

Tugas dan tanggung jawab dari president director adalah:

• Mengamankan harta perusahaan dengan cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada manajemen agar efisiensi kerja dapat tercapai.
• Mengangkat dan memberhentikan setiap manajer departemen dan kepala bagian.
• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pihak luar perusahaan.

2. Executive Direktor

Tugas dan tanggung jawab dari executive director adalah:

• Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada Finance & Administration Director, Sales & Marketing, dan Operation Director.
• Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggran perusahaan secara keseluruhan.
• Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Secretary

Tugas dan tanggung jawab secretary adalah membuat notulen pada saat rapat diadakan dan mengarsipkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang dianggap penting.

4. Finance & Administration Director

Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Administration Director adalah:

• Memimpin dan mengkoordinir seluruh aktivitas keuangan perusahaan
• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
• purchasing manager, finance & acc. senior manager, HRD senior manager, dan general affairs manager.
• Membuat dan menetapkan rencana keuangan perusahaan.

5. HRD Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari HRD Senior Manager adalah:

• Melakukan pencarian atau perekrutan karyawan, menyeleksi dan menetapkan kerja karyawan
• Menangani hal-hal yang berhubungan dengan pemecatan atau pemberhentian karyawan. 
• Mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang ada pada divisi personalia

6. Sales & Marketing Director

Tugas dan tanggung jawab dari sales & marketing director adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada customer service senior manager, sales senior manager dan marketing senior manager.

7. Marketing Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari marketing senior manager adalah:

• Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa serta tarif dan memberikan usulan pengembangannya.
• Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa, tarif dari perusahaan pesaing dalam usaha memberi masukan sehubungan dengan pengembangan produk yang sudah ada maupun penciptaan produk baru.
• Melaksanakan kerjasama pengembangan produk, jasa, tarif dengan pihak lain sepanjang telah mendapatkan persetujuan dewan direksi.

Membuat laporan akan hasil kajian dan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

8. Operation Director

Tugas dan tanggung jawab dari operation director adalah Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dibebankan kepada operation

senior manager dan cargo senior manager yang kegiatannya sehari-hari bersifat operasional.

9. Operation Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari operation senior manager adalah mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang timbul di dalam divisi operasional


SOP Mekanisme Pemesanan dan Distribusi Kelengkapan Operasional JNE

Kelengkapan operasional yang dapat dipesan oleh Agen/Kantor Perwakilan
adalah :
1. AWB/Connote/kertas E Connote
2. Plastik ukuran sedang (doc) dan besar berlabel JNE
3. Form BPIK (Bukti Pemeriksaan Isi Kiriman)
4. Buku Kas (Laporan Keuangan Harian Agen)
5. Label YES, SS, Fragile

Mekanisme pemesanan dan distribusi :

1. Agen/Kantor perwakilan melakukan pemesanan paling lambat 3 hari(agen), (di awal minggu untuk Kantor Perwakilan) sebelumnya kepadaAdmin Sales Retail, di no telp 085779436793 dengan cara SMS/telp atau email ke boo.sales-mkt@jne.co.id, pada jam kerja pkl 08.00-15.00.

2. Admin Sales Retail mengkonfirmasi kepada agen (ya/tidak) untuk menyatakan pesanan sedang diproses.

3. Admin Sales Retail akan melakukan pendataan, kemudian melakukan pemesanan/surat perintah pesan kepada Departemen General Affair

4. Departemen General Affair akan memutuskan jumlah, waktu dan jenis perlengkapan operasional yang akan diberikan kepada agen/counter/kantor perwakilan berdasarkan pertimbangan load dan kebutuhan yang diajukan Admin Sales Retail

5. Departemen General Affair mendistribusikan kepada agen/counter/kantor

perwakilan dengan berkoordinasi dengan petugas pickup (Departemen

Operasional Outbond)

6. Petugas pickup (Departemen Operasional Outbond) mendistribusikan ke agen/counter/kantor perwakilan maksimal 3 hari setelah tanggal pemesanan, misalkan pemesanan hari SENIN, maka akan didistribusikan dan sampai di Agen/Kantor Perwakilan paling lambat hari RABU.

7. PIC dari Sales Retail akan mengkontrol proses nomor 3-6

8. Jika dalam 3 hari Agen/kantor Perwakilan belum mendapatkan kelengkapan yang dipesan, maka silahkan melaporkan ke Departemen Sales Retail (085691927676)

Sumber:

https://prezi.com/uujf1mxxu_1a/pt-tiki-jalur-nugraha-ekakurir/http://jonnah92-blade2.blogspot.co.id/

https://www.scribd.com/doc/113038599/BSI-Sistem-Informasi-Manajemen-Kel-3-Sistem-Analisa-Pt-JNE-Tiki-PDF
http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html
https://tasteofasia123.blogspot.co.id/2016/09/sistem-informasi-jne-sisteminformasi.html
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/LKN2006-175-Bab%201.pdf
https://id.wikipedia.org/wiki/JNE
http://www.jne.co.id/id/perusahaan/profil-perusahaan/sejarah-milestone
http://www.jne.co.id/id/perusahaan/profil-perusahaan/visi-dan-misi
http://rezblue.blogspot.co.id/2016/05/visit-company-perusahaan-jasa-jne.html