Tugas 2 Softskill Komunikasi Bisnis

Ramadhanty Dwi Putri
18214880
4EA12

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi PT. JNE

JNE merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman dan logistik yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Nama resminya adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (Tiki JNE).

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir internasional.Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah, JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di Hong Kong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi.

Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah masing-masing. Karena ini kedua perusahaan tersebut menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen sendiri. JNE membuat logo sendiri yang membedakannya dari TiKi.

JNE membeli gedung pada tahun 2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Center. Kemudian pada tahun 2004 JNE membeli gedung untuk dijadikan Kantor Pusat. Keduanya berada di Jakarta. Saat ini kantor pusat PT TikiJNE berada di Tomang Raya No 9 & 11 Jakarta Barat.

Berikut adalah bagan struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. JNE

Analisis Komunikasi Vertikal dan Horizontal PT. JNE

1. Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins (2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut Stoner dan Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga peran komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi.

Contoh Komunikasi Vertikal yang terjadi pada PT. JNE ini meliputi seperti pada gambar berikut: 

Komunikasi vertikal 1

Komunikasi yang terjadi antara Managing Director kepada Executive Director yang dimana Executive Director itu sendiri merupakan bawahan langsung dari Managing Director. Biasanya komunikasi ini dilakukan Managing Director untuk Mengamankan harta perusahaan dengan cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada Executive Director agar efisiensi kerja dapat tercapai.

Komunikasi Vertikal 2

Komunikasi yang terjadi antara Executive Director kepada bawahannya yaitu Logistic & Cargo Director, Research and Human Capital Director, Finance Director, Information and Technology Director  & Marketing Director untuk Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan pada setiap bagian.

2. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama, posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi. Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas. Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta adanya struktur formal yang tidak ketat.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah :

a)    Memperbaiki koordinasi tugas

b)   Upaya pemecahan masalah

c)    Saling berbagi informasi

d)   Upaya pemecahan konflik

e)    Membina hubungan melalui kegiatan bersama  

Komunikasi Horizontal 1

Salah satu contoh dari komunikasi horizontal ini adalah terletak pada bagian Research and Human Capital Director. Dimana komunikasi horizontal terjadi antara bagian Research & Analysis Sr. Manager, Human Capital Sr. Manager, Quality Management Rep. , dan General Affair Sr Manager. biasanya pada bagian komunikasi ini, antara bagian saling bertukar informasi serta saling bekerja sama dalam memperbaiki koordinasi tugas yang diberikan.

Komunikasi Horizontal 2

Contoh lainnya dari komunikasi horizontal yang terjadi pada struktur organisasi PT. JNE ini adalah komunikasi yang terjadi pada bagian Marketing Director. Dimana komunikasi itu terjadi antara bagian Coorporate Comunication Manager dengan Business Development Sr. Manager. Kedua bagian ini saling bertukar informasi terutama dalam hal marketing.

 

Adapun tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. President Director

Tugas dan tanggung jawab dari president director adalah:

• Mengamankan harta perusahaan dengan cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada manajemen agar efisiensi kerja dapat tercapai.
• Mengangkat dan memberhentikan setiap manajer departemen dan kepala bagian.
• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pihak luar perusahaan.

2. Executive Direktor

Tugas dan tanggung jawab dari executive director adalah:

• Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada Finance & Administration Director, Sales & Marketing, dan Operation Director.
• Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggran perusahaan secara keseluruhan.
• Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Secretary

Tugas dan tanggung jawab secretary adalah membuat notulen pada saat rapat diadakan dan mengarsipkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang dianggap penting.

4. Finance & Administration Director

Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Administration Director adalah:

• Memimpin dan mengkoordinir seluruh aktivitas keuangan perusahaan
• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
• purchasing manager, finance & acc. senior manager, HRD senior manager, dan general affairs manager.
• Membuat dan menetapkan rencana keuangan perusahaan.

5. HRD Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari HRD Senior Manager adalah:

• Melakukan pencarian atau perekrutan karyawan, menyeleksi dan menetapkan kerja karyawan
• Menangani hal-hal yang berhubungan dengan pemecatan atau pemberhentian karyawan. 
• Mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang ada pada divisi personalia

6. Sales & Marketing Director

Tugas dan tanggung jawab dari sales & marketing director adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada customer service senior manager, sales senior manager dan marketing senior manager.

7. Marketing Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari marketing senior manager adalah:

• Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa serta tarif dan memberikan usulan pengembangannya.
• Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa, tarif dari perusahaan pesaing dalam usaha memberi masukan sehubungan dengan pengembangan produk yang sudah ada maupun penciptaan produk baru.
• Melaksanakan kerjasama pengembangan produk, jasa, tarif dengan pihak lain sepanjang telah mendapatkan persetujuan dewan direksi.

Membuat laporan akan hasil kajian dan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

8. Operation Director

Tugas dan tanggung jawab dari operation director adalah Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dibebankan kepada operation

senior manager dan cargo senior manager yang kegiatannya sehari-hari bersifat operasional.

9. Operation Senior Manager

Tugas dan tanggung jawab dari operation senior manager adalah mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang timbul di dalam divisi operasional


SOP Mekanisme Pemesanan dan Distribusi Kelengkapan Operasional JNE

Kelengkapan operasional yang dapat dipesan oleh Agen/Kantor Perwakilan
adalah :
1. AWB/Connote/kertas E Connote
2. Plastik ukuran sedang (doc) dan besar berlabel JNE
3. Form BPIK (Bukti Pemeriksaan Isi Kiriman)
4. Buku Kas (Laporan Keuangan Harian Agen)
5. Label YES, SS, Fragile

Mekanisme pemesanan dan distribusi :

1. Agen/Kantor perwakilan melakukan pemesanan paling lambat 3 hari(agen), (di awal minggu untuk Kantor Perwakilan) sebelumnya kepadaAdmin Sales Retail, di no telp 085779436793 dengan cara SMS/telp atau email ke boo.sales-mkt@jne.co.id, pada jam kerja pkl 08.00-15.00.

2. Admin Sales Retail mengkonfirmasi kepada agen (ya/tidak) untuk menyatakan pesanan sedang diproses.

3. Admin Sales Retail akan melakukan pendataan, kemudian melakukan pemesanan/surat perintah pesan kepada Departemen General Affair

4. Departemen General Affair akan memutuskan jumlah, waktu dan jenis perlengkapan operasional yang akan diberikan kepada agen/counter/kantor perwakilan berdasarkan pertimbangan load dan kebutuhan yang diajukan Admin Sales Retail

5. Departemen General Affair mendistribusikan kepada agen/counter/kantor

perwakilan dengan berkoordinasi dengan petugas pickup (Departemen

Operasional Outbond)

6. Petugas pickup (Departemen Operasional Outbond) mendistribusikan ke agen/counter/kantor perwakilan maksimal 3 hari setelah tanggal pemesanan, misalkan pemesanan hari SENIN, maka akan didistribusikan dan sampai di Agen/Kantor Perwakilan paling lambat hari RABU.

7. PIC dari Sales Retail akan mengkontrol proses nomor 3-6

8. Jika dalam 3 hari Agen/kantor Perwakilan belum mendapatkan kelengkapan yang dipesan, maka silahkan melaporkan ke Departemen Sales Retail (085691927676)

Sumber:

https://prezi.com/uujf1mxxu_1a/pt-tiki-jalur-nugraha-ekakurir/http://jonnah92-blade2.blogspot.co.id/

https://www.scribd.com/doc/113038599/BSI-Sistem-Informasi-Manajemen-Kel-3-Sistem-Analisa-Pt-JNE-Tiki-PDF
http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html
https://tasteofasia123.blogspot.co.id/2016/09/sistem-informasi-jne-sisteminformasi.html
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/LKN2006-175-Bab%201.pdf
https://id.wikipedia.org/wiki/JNE
http://www.jne.co.id/id/perusahaan/profil-perusahaan/sejarah-milestone
http://www.jne.co.id/id/perusahaan/profil-perusahaan/visi-dan-misi
http://rezblue.blogspot.co.id/2016/05/visit-company-perusahaan-jasa-jne.html